Stuurgegevens modeldocumenten

Code *

De code moet uniek zijn per organisatie in Centric Begraven. Dit gegeven is niet meer te veranderen, nadat u de stuurgegevens van een modeldocument hebt vastgelegd, en het document via het systeem in gebruik is genomen.

Zolang een modeldocumentdefinitie niet is gebruikt in Centric Begraven, kunt u de code nog bewerken.

De code vormt, net als de omschrijving, een zoekingang om uw verzonden brieven terug te vinden.

Als u de module voor procesbewaking gebruikt, dan koppelt u brieven aan een reactieperiode, en aan een vervolgbrief met uw briefcodes. Er is een specifieke procesbewakingscontrole om de correspondentie rondom verlengingen correct te regelen. Ook kunt u briefcodes koppelen aan een procesbewakingscontrole, die signaleert dat nabestaanden van overleden rechthebbenden (maandelijks) aangeschreven moeten worden over een eventuele overschrijving van grafrechten. Of u koppelt een briefcode aan de controle op overleden belanghebbenden, zodat u kunt informeren naar de gegevens van een nieuwe belanghebbende. Via een koppeling uit de categorie Overige vraagt u een overzicht op van alle modeldocumenten, en ziet u welke briefcodes een rol spelen in uw procesbewakingscontroles.

Omschrijving *

U hebt zestig posities tot uw beschikking om het modeldocument te omschrijven. De omschrijving vormt, net als de code, een zoekingang om uw verzonden brieven terug te vinden. Verder is de omschrijving te gebruiken als een filter/selectiecriterium in de functie Exporteren gegevens, en staat het bijvoorbeeld in het overzicht van brieven voor procesbewaking. Als u de omschrijving verandert, dan zal de omschrijving overal wijzigen: ook bij de bestaande correspondentie.

Modeldocument *

Toevoegen modeldocument

U uploadt uw modeldocument met behulp van de knop , en de schermknop Openen uit het navigatiescherm van de verkenner. Het bestand mag maximaal 5 Mb groot zijn. Het modeldocument komt in de directory voor uw modeldocumenten te staan, als u de nieuwe stuurgegevens vastlegt in Centric Begraven.

Bewerken modeldocument

U downloadt het modeldocument, dat u via uw tekstverwerker wilt veranderen, met behulp van de knop .

Via een pop-up kiest u voor:

Openen (bestand openen in een programma, zoals Word, van waaruit u het bestand alsnog kunt opslaan op uw pc).

Opslaan:
Opslaan (in uw map met downloads, waarna u dit bestand kunt openen).
Opslaan als (direct een directory op uw pc kiezen om het bestand te bewaren, waarna u dit bestand kunt openen).
Opslaan en openen (bestand komt in uw map met downloads, en wordt direct geopend).

Annuleren (pop-up sluiten).

U bewerkt de tekst via een tekstverwerkingsprogramma. U voegt bijvoorbeeld een variabele printrubriek toe. U let hierbij goed op dat er tussen de apenstaartjes en de variabele printrubriek geen spaties staan.

U slaat uw gewijzigde tekst op via uw tekstverwerkingsprogramma.

U uploadt uw modeldocument met behulp van de knop . Centric Begraven accepteert uitsluitend een document met dezelfde bestandsnaam, als die er reeds was opgenomen.

U hebt het gewijzigde modeldocument aan Centric Begraven gekoppeld, als u via het laatste tabblad kiest voor Bevestigen.

Printer

U kunt ervoor kiezen om de printer aan te sturen vanuit uw tekstverwerkingsprogramma, of via de standaardinrichting in de module Documentenuitvoer (MDU). In dat geval laat u het veld Printer leeg.

Wilt u documenten, die zijn aangemaakt vanuit Centric Begraven, met een specifieke printer afdrukken, dan vult u in het veld Printer een logische printernaam in. Deze moet precies overeenkomen met de waarde in het veld Alias uit de MDU. In de MDU moet de alias aan een fysieke printer, en eventueel een printerlade, gekoppeld zijn.

Waar regelt u de koppeling tussen een alias en een printer in de MDU? Via Instellingen > Printers.

Gebruikt bij *

U geeft aan welke correspondentiesoort hoort bij het modeldocument.

De correspondentiesoort bepaalt:

waar een document afgedrukt kan worden.

welke variabele printrubrieken er allemaal in een stuurbestand komen te staan. Deze variabele printrubrieken zijn te gebruiken in uw modeldocument als variabele tekst door ze tussen apenstaartjes in de tekst op te nemen.

in welke wijzigingsprocedure een gebruiker komt, als hij of zij een taak gaat uitvoeren, die uit het resultaat van een procesbewakingscontrole (gebaseerd op een documentcode) komt.

Indien het tabblad 'Begraafplaatsen' actief is, dan moet een modeldocumentdefinitie gekoppeld zijn aan de gewenste locaties, voordat het bijbehorende modeldocument samen te stellen is in Centric Begraven.

1) Deze correspondentiesoorten kunt u als standaardcorrespondentie opnemen.

2) Kan standaardcorrespondentie bevatten.

Actief *

De indicatie Actief is initieel altijd aangevinkt. Hierdoor bepaalt u dat een modeldocumentdefinitie getoond wordt als selectiemogelijkheid, wanneer dat volgens de gekoppelde correspondentiesoort zou moeten.

Is bij u het tabblad 'Begraafplaatsen' aanwezig, dan moet u een modeldocumentdefinitie aan een of meer begraafplaatsen koppelen om ervoor te zorgen dat het modeldocument te selecteren is in een afdrukprocesstap. Een modeldocument dat hoort bij het adresboek, en dat aan geen enkele begraafplaats is gekoppeld, zal wel samen te stellen zijn via de functie Afdrukken documenten.

Wilt u een modeldocument verwijderen, maar is het reeds gebruikt?
Dan is verwijderen niet mogelijk. Wel kunt u kiezen voor bewerken, en haalt u het vinkje weg bij de indicatie 'Actief'.
Is een modeldocument aan een specifiek aantal begraafplaatsen gekoppeld, en wilt u het document bij een bepaalde begraafplaats verwijderen? Dan regelt u dat via het tabblad 'Begraafplaatsen'.

Extra gegeven 1

U maakt een variabele printrubriek door een omschrijving op te geven in het veld Extra gegeven 1. Uit die omschrijving moet blijken wat er ingevuld kan worden als inhoud van de variabele printrubriek V402801. U neemt de tekst @V402801@ op in het tekstverwerkingsdocument. Zodra iemand dat document wil samenstellen vanuit Centric Begraven, zal er een extra scherm verschijnen, waarin uw omschrijving is opgenomen voor een tekstveld. Zie ook de afbeelding hieronder.

Extra gegeven 2

U geeft een omschrijving op voor de variabele printrubriek V402802.

Extra gegeven 3

U geeft een omschrijving op voor de variabele printrubriek V402803.

Handtekening

U vinkt de indicatie Handtekening aan, indien u binnen uw administratie werkt met meerdere medewerkers, die brieven ondertekenen. Hoe u dat verder inricht, leest u hier.

Het gebruik van verschillende handtekeningen voor uw correspondentie, is toepasbaar voor alle correspondentiesoorten.

Plattegrond

U vinkt de indicatie Plattegrond aan, indien u in een modeldocument een uitsnede van uw plattegrond wilt opnemen. Hoe u dat verder inricht, leest u hier.

Voorwaarden:

U gebruikt de Geo-koppeling.

De modeldocumentdefinitie is gekoppeld aan de correspondentiesoort 'dossier', 'termijn', 'vergunning' of 'verkoop'.