Bulk aanschrijven

 

Doel

Met de functie Bulk aanschrijven maak u in een keer een brief voor een specifieke groep, met een bepaald doel aan.

 

 

 

Waar?

Stap

Wat

Hoe?

1

Selecteer de tegels voor procedures.

Klik in de menubalk op de link 'Centric Begraven', of op de voorste stip.

2

Selecteer de functie Bulk aanschrijven.

U vindt de functie in het menu van de tegel Uitvoer.

 

 

 

Processtappen

Processtap

Bijzonderheden

Onderwerpen

Via het veld Bestemming bepaalt u:

op basis van welke selectiecriteria u de doelgroep gaat selecteren.

uit welke brieven u kunt kiezen.

 

U hebt in het veld Bestemming de keuze uit:

Crematie (hoort bij de Crematoriummodule);

Dossier (ondersteunt brieven die horen bij een dossier of termijn);

Bestand (ondersteunt brieven die horen bij een dossier of termijn);

Plattegrond (heeft dezelfde brieven als de keuze 'Termijn', en hoort bij de Geo-koppeling);

Termijn (is standaard geselecteerd);

Vergunning (ondersteunt brieven die horen bij een vergunning of termijn).

 

Selecteer

In de processtap Selecteer bepaalt u uw doelgroep. Welke selectiecriteria u hiervoor hebt, hangt af van de gekozen bestemming uit de processtap Onderwerpen. Klik voor meer informatie over de selectiecriteria de hyperlink van uw keuze aan.

 

Verder geeft u in de processtap Selecteer aan:

of u correspondentieregels wilt opslaan, zodat u naderhand kunt achterhalen wanneer u, welke uitgaande brief hebt aangemaakt.

welke brief u wilt gebruiken voor de bulkaanschrijving. Dit is een verplicht veld.

 

Standaard zijn alle specifieke gegevens geselecteerd. Al deze items zijn aangevinkt. Verwijder het vinkje om een gegeven uit de selectie weg te halen.

Wilt u de gehele selectie weghalen, dan zet u uw cursor in het veld van die selectie. Verwijder het bovenste vinkje, waar niets achter staat. Als u dat vinkje weghaalt, dan verandert het veld in een leeg veld. Vervolgens klikt u de items aan, die u wel nodig hebt.

Als u het bovenste vinkveld aanvinkt, dan vinkt u alle keuzes uit het veld in een keer weer aan.

 

Resultaat

Indien u een csv-bestand hebt gebruikt, als basis voor uw correspondentie, dan komt u direct in de processtap Afronden. In alle andere gevallen ziet u in de processtap Resultaat uit hoeveel brieven uw bulkaanschrijving bestaat.

U downloadt dit resultaat in een csv-bestand via de knop 'Exporteer resultaat'.

 

Mocht iemand, die u wilt gaan aanschrijven, overleden zijn, dan ziet u in de processtap voor de naam van die persoon een waarschuwingsteken staan. De overlijdensdatum uit de bijbehorende waarschuwingstekst zal in het csv-bestand komen bij de gegevens van die persoon, als u het resultaat downloadt.

 

Via de filtervelden verkort u de lijst met gegevens, die u ziet. Hiermee verkleint u niet het aantal brieven, dat u gaat samenstellen.

Een rechthebbende van verschillende graven kan meerdere keren in uw resultaat staan.

 

Afronden

U ziet de gegevens, waarop uw bulkaanschrijving gebaseerd is. En u ziet nogmaals het aantal brieven, dat u gaat samenstellen.

 

U start de aanmaak van afdrukbestanden door in de processtap Afronden op Bevestigen te drukken.

Wanneer het scherm Invullen extra informatie verschijnt, dan kunnen er maximaal drie velden aanwezig zijn, die u voorziet van informatie. Die informatie geldt voor alle brieven, die u gaat samenstellen.

Druk, als u het scherm voor extra informatie hebt ingevuld, nogmaals op Bevestigen.

Er verschijnt een pop-up, die u de mogelijkheid geeft het resultaat te bekijken (openen), of op uw netwerk op te slaan.

 

U stopt de bulkaanschrijving met de knop Annuleren.