Vrije aantekeningen definiëren

 

Extra velden

Met de functie Vrije aantekeningen definieert u extra velden voor uw administratie over iets wat u belangrijk vindt. Op deze manier kunt u organisatiespecifieke informatie vastleggen en afdrukken.
Centric Begraven kent een speciale zoekingang om de inhoud van ingevulde vrije aantekeningen terug te vinden.
Vrije aantekeningen van het datumtype zijn te gebruiken voor procesbewaking.

 

 

 

Waar?

Stap

Wat

Hoe?

1

Selecteer de tegels voor het beheer van Centric Begraven.

Klik in de menubalk op , of klik onderaan op de middelste stip.

 

2

Selecteer de functie Vrije aantekeningen.

U vindt de functie in het menu van de tegel Definiëren overig.

 

 

 

 

Algemene werking scherm

Zie: de uitleg van:

tabellen, en van;

gegevens toevoegen;

gegevens bewerken;

gegevens verwijderen.

 

 

 

Velden

Veld (* = verplicht)

Beschrijving

Code *

De code moet uniek zijn per organisatie in Centric Begraven. Dit gegeven kan uit maximaal vier tekens bestaan. Eenmaal vastgelegd en in gebruik, is dit gegeven tegen bewerken beschermd.

 

Type *

U geeft aan om wat voor soort vrije aantekening het gaat:

gerelateerd aan een datum;

tekstueel;

numeriek.

 

Eenmaal vastgelegd, is dit gegeven tegen bewerken beschermd.

 

Gebruik bij *

Bij welke administratieve stap zal de vrije aantekening vastgelegd worden?

...zodra een grafvak is opgevoerd (Graf);

...zodra er een belang- of rechthebbende bekend is (Termijn);

...zodra er een overledene bekend is (Dossier);

...zodra de crematiegegevens zijn vastgelegd (Crematie).

 

Eenmaal vastgelegd, is dit gegeven tegen bewerken beschermd.

De waarde in Gebruik bij  bepaalt in welke stap een procesbewakingscontrole start, als deze is gebaseerd op een specifieke aantekeningscode.

 

Omschrijving *

De omschrijving zal als veldnaam getoond worden. U hebt vijftig posities tot uw beschikking, maar houdt de omschrijving zo kort en duidelijk mogelijk.

 

De omschrijving dient, bijvoorbeeld in de functie Exporteren gegevens, als keuzemogelijkheid in het veld Aantekening (een veld voor de aantekeningen bij een graf, termijn en dossier, en een apart veld voor aantekeningen bij een crematie).

 

MDU

U koppelt een vrije aantekening aan een variabele printrubriek. Als u dit doet, dan kan de inhoud die bij een vrije aantekening wordt vastgelegd, afgedrukt worden in uw modeldocumenten. U moet in die documenten de variabele printrubriek die u hebt samengesteld opnemen tussen apenstaartjes (@).

 

Het eerste deel van een variabele printrubriek ligt al vast: 'V403'. U maakt een variabele printrubriek compleet door een code tussen 000 en 999 in te voeren.

 

 

 

 

Resultaat

Hoe ziet een vrije aantekening eruit in een proces?

Als voorbeeld nemen we een procedure om grafbedekking, die zonder vergunning is aangebracht, te verwijderen. De betrokken rechthebbende heeft drie maanden de tijd om die grafbedekking op te halen, daarna vervalt dat recht. We koppelen de vrije aantekening aan dossiers.

 


Afbeelding: definitie van een vrije aantekening

 

Afbeelding: resultaat van de hierboven getoonde definitie (zichtbaar na gebruik van de plus-button)

 

 

 

Vervolgactie

Indien u wilt dat een vrije aantekening direct te zien is, dan moet u dat aangeven via de tegel Procedures. In die tegel staat de beheerfunctie Vrije aantekeningen.

 

 

 

Bordje plaatsen

Als u de functie Plaatsen bordje gebruikt, dan is het handig om vrije aantekeningen op te nemen van het datumtype. Uit de omschrijving moet blijken dat er een datum wordt verwacht, waarop een bordje is geplaatst, of tot wanneer het moet blijven staan. Denk aan een bordje dat u plaatst bij:

een te ruimen, algemeen graf,

een particulier graf, waarvan de grafrechten zullen gaan verlopen,

kennelijke verwaarlozing van het onderhoud van een particulier graf.

 

In de functie Plaatsen bordje kan gekozen worden voor de selectie van een termijn, of een dossier.

Na de keuze van een termijn zullen de vrije aantekeningen, die in gebruik zijn bij een 'graf' of 'termijn', te benaderen zijn.

Na de keuze van een dossier zijn alleen de vrije aantekeningen, die te gebruiken zijn bij een 'dossier', te benaderen.

 

Het is handig om de vrije aantekeningen te koppelen aan de procedure Plaatsen bordje.

Via de functie Exporteren gegevens kunt u standaardoverzichten maken bij een vrije aantekening, en in een bestand opnemen.

Als u de module voor procesbewaking gebruikt, dan koppelt u de code van de relevante vrije aantekening aan de controles, die u hebt voor geplaatste bordjes.